LA FIGURA DEL “CONTRACT MANAGER” EN EL SECTOR PÚBLICO

 

Está de moda, pero no sólo eso. Se trata de una figura casi indispensable, hoy en día, en el mundo de la contratación y que se está comenzando a implantar con muy buenos resultados. En esencia, consiste en una persona (o un equipo) que está al tanto de todas las posibles opciones a tomar en cada momento y de asesorar cuando surgen problemas o se teme que puedan surgir. Es decir, se trata básicamente, de un asesor de estrategia antes de contratar, durante el contrato y al finalizar el contrato, indicando cuales son las mejores opciones en cada momento.  

 

En términos generales la gestión de contratos es el proceso de gestión relativo a la creación, ejecución y análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y financiero de una organización, a la vez que se reduce el riesgo financiero.[1] Es una tarea que, en principio, puede ser desempeñada desde dentro o desde fuera de la empresa, aunque la tendencia apunta hacia una gestión externalizada por varios motivos. Y es que el conocimiento del contexto en el que se desenvuelve el contrato resulta esencial en este tipo de asesoramiento que, al ser prestado desde” fuera” de la empresa adquiere un valor especial al no verse “contaminado” por las posibles distorsiones de la realidad de las que provienen de la otra parte contratante y, además de las que tiene quien actúa desde dentro de la empresa (sometido, también, a las presiones internas de la misma).

 

Dejo ya, no obstante, la esfera de la contratación privada, en donde la figura del “Contract Manager” tiene reconocida relevancia, suele formar parte del organigrama de la propia empresa y, además, se ocupa también de seleccionar la mejor opción para contratar.[2]  En la contratación pública esta última decisión (la “oferta”) es tomada en el seno de la empresa y el resto queda en manos del Jefe de Obra o equivalente (dependiendo del tipo de contrato). Y es a partir de aquí (la formalización del contrato) donde debe comenzar a ejercitar sus funciones el “Contract Manager”. Para simplificar lo que sigue, me centraré en los contratos públicos de obra que es la clase que tiene una problemática más estandarizada y en donde se pueden apreciar bien las funciones del “Contract Manager”.

 

 

Unas funciones que deben comenzar con el Acta de Replanteo en donde no es infrecuente que existan impedimentos para comenzar las obras tal y como se encontraban planificadas. La falta de disposición de terrenos es uno de estos impedimentos, por lo que resulta indispensable reflejarlo en dicha Acta. Pero no solo eso; porque si lo que sucede es que se puede comenzar, pero de forma diferente a la proyectada, lo que debe hacer el contratista es presentar un nuevo Programa de Trabajos (adecuado a la nueva forma de acometer la obra). Aquí es ya donde el asesoramiento del “Contract Manager” comienza a rendir sus frutos porque se trata de evitar que el contratista pueda incurrir en mayores gastos y pueda justificarlos cuando llegue el caso.

 

Dicho en pocas palabras, la función del “Contract Manager” en la contratación pública tiene por finalidad asegurar que cualquier incidencia del contrato (que sea imputable a la Administración o Entidad contratante) pueda ser reclamada. Para ello hay dos cosas fundamentales a tener en cuenta. Primera; el contratista nunca debe incurrir en “acto consentido” lo cual suele suceder, con relativa frecuencia, por no dejar constancia de su disconformidad o su reserva a reclamar los correspondientes daños y perjuicios. Y segunda; ante cualquier decisión de la Administración o Entidad contratante que altere la forma o tiempo previstos para la ejecución de la obra, el contratista debe presentar un nuevo Programa de Trabajos, al objeto de evitar que cualquier clase de retraso le acabe siendo imputado dejándole inerme.

 

Estas dos recomendaciones son válidas para los denominados “reajustes de anualidades”, los modificados, las prórrogas o las órdenes de realizar determinados trabajos (no contemplados en el Proyecto), que constituyen las alteraciones unilaterales más frecuentes de lo inicialmente pactado entre las partes. Y estas recomendaciones tiene que hacerlas el “Contract Manager” para lo cual el contratista tiene que darle cuenta de todo cuanto acontece a lo largo de la obra y, muy especialmente, de cualquier escrito que le dirija la Administración o Entidad contratante. A la vista de estos escritos, se recomendará la actuación que ha de llevarse a cabo (salvedad, redacción de nuevo Programa de Trabajos, si procediese) al objeto de que cuando llegue el momento de reclamar por los mayores costes sufridos no existan impedimentos jurídicos y técnicos para que tal reclamación pueda prosperar.

 

Para finalizar estas breves notas, entiendo conveniente advertir acerca del peligro que suponen las suspensiones del contrato o de la obra con el sistema implantado por el artículo 208 de la vigente LCSP de 2017. Al imponer el plazo de un año para reclamar los correspondientes daños y perjuicios, resulta de todo punto necesario contar con el debido asesoramiento (jurídico y técnico) para que la correspondiente reclamación sea correctamente formulada. Una reclamación que requiere contar con un equipo mixto, con experiencia contrastada, como “Contract Manager”, al objeto de no dejar nada al albur y no incurrir en el juego de “trabas” cada vez más sofisticadas que van imponiendo, las Administraciones o Entidades contratantes.

 

En suma, no solo resulta recomendable sino indispensable -en el contexto jurídico y económico actual- que las empresas contratistas del Sector Público cuenten con la ayuda externa que puede proporcionarles un buen equipo que haga las funciones propias del “Contract Manager” desde el mismo momento en que den comienzo sus contratos. Como decía un viejo proverbio, “si quieres ir rápido, ve solo, pero si quieres llegar lejos, ve acompañado”

 

 

 

 

[1] Definición tomada del siguiente link: https://biddown.com/el-contract-manager-es-la-nueva-clave-para-optimizar-la-gestion-empresarial/

 

[2] Sobe estas funciones me remito al link antes citado, entre otros muchos que tratan del tema al que puede añadirse el siguiente:

https://www.eleconomista.es/firmas/noticias/7247057/12/15/Contract-Manager-una-figura-en-alza-en-el-mercado-laboral.html

 

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